quinta-feira, 23 de abril de 2009

Como controlar os seus custos de viagem e entretenimento

*Rich Freeman

Os gastos em viagens e entretenimento representam o tipo de despesa que a maior parte das empresas pode gerir melhor. As viagens são muitas vezes vistas como uma das principais despesas controláveis de uma organização, juntamente com as recompensas e os cuidados de saúde. Necessita de ajuda para diminuir os seus custos relacionados com viagens de negócios? Este artigo proporciona algumas orientações a seguir.

Resumo

As empresas devem criar uma política de viagens por escrito, garantir que os colaboradores a compreendem e publicá-la num local online com grande destaque.

As agências de gestão de viagens fornecem dados completos sobre os gastos, que pode utilizar para negociar melhores tarifas com parceiros de viagens preferidos.

Os sistemas automatizados de gestão de despesas e auditoria regular a relatórios de despesas ajudarão a minimizar erros e fraudes.

As empresas de média dimensão continuam a assistir a um aumento dos seus gastos em viagens e entretenimento. Com os empresários a viajarem cada vez mais e o aumento do preço dos combustíveis a fazer crescer as tarifas aéreas, torna-se cada vez mais difícil controlar efetivamente os gastos com viagens. Em Novembro de 2005, um inquérito da American Express aos executivos de finanças dos EUA, em grande parte realizado em empresas de média dimensão, 56 por cento dos inquiridos previam maiores custos de viagem em 2006.

No entanto, ao contrário de alguns custos de negócio, esta é uma despesa que a maior parte das empresas pode gerir melhor. Como? De acordo com os peritos do mercado de viagens, os princípios básicos da gestão dos custos das viagens são simples:

Definir regras e desenvolver uma política de viagens adequada.

Aproveitar bem a capacidade financeira da sua empresa.

Analisar com cuidado os relatórios de despesas

Defina uma política de viagens adequada

Os peritos em viagens recomendam começar com a elaboração por escrito de uma política de viagens empresariais. Sem orientações concretas sobre quais os voos a apanhar, os hotéis a reservar e as despesas a comunicar, até mesmo os colaboradores com um mais forte sentido de ética acabarão inadvertidamente por tomar decisões que desperdiçam dinheiro. Por exemplo, de acordo com um inquérito de Junho de 2006 realizado pela Business Travel News, as empresas de média dimensão fazem apenas 48 por cento das suas reservas online — mesmo quando os estudos do mercado das viagens demonstram que as empresas podem poupar cerca de 15 por cento adquirindo os bilhetes na Internet.

De maneira geral, uma maior especificidade significa maiores poupanças, dizem os peritos em viagens. Mas acrescentam que as políticas muito extensas podem ser mais complexas e acabarão por criar ressentimentos por parte dos colaboradores.

Quando a sua política estiver pronta, comunique-a aos colaboradores através de ações de formação e publique-a na intranet da sua empresa.

Consolide os seus gastos

Outra estratégia fundamental para reduzir os gastos de viagem é marcar todos os voos, quartos de hotel e carros de aluguel através de uma agência de gestão de viagens empresariais. Essas empresas, que normalmente fornecem serviços online e por telefone, podem ajudar a fazer cumprir a sua política de viagens. Mais importante, proporcionam dados completos sobre os padrões de gastos, que pode utilizar para negociar reduções de preços com os parceiros de viagem preferenciais. Por exemplo, algumas companhias aéreas oferecem descontos às empresas que gastam apenas 500,000 dólares por ano em bilhetes, mas apenas se conseguir comprovar o seu histórico de compras.

Assim, não são apenas as grandes empresas as únicas a obter descontos nos preços. Por exemplo, embora as grandes cadeias de hotéis normalmente tenham relutância em negociar com empresas de média dimensão, um determinado hotel muitas vezes reduzirá os tarifas se você ou os seus colaboradores forem hóspedes frequentes.

É claro que pode ser difícil fazer cumprir uma política de fornecedores preferidos junto dos colaboradores. Em 2005, as empresas de média dimensão fizeram reservas de 31 por cento dos voos, 35 por cento dos quartos de hotel e 20 por cento dos carros de aluguel junto de fornecedores não preferenciais, de acordo com um inquérito realizado pela Business Travel News. Para baixar estes valores, os peritos em viagens recomendam desencorajar ou proibir as viagens com parceiros não aprovados, chegando ao ponto de não reembolsar os colaboradores que violem repetidamente esta política.

Inspecionar cuidadosamente os relatórios de despesas

Para evitar erros e fraudes dispendiosos, é igualmente recomendável analisar os relatórios de despesas de viagem da sua empresa. O inquérito de 2005 da American Express verificou que 22 por cento das empresas nos EUA tomaram ações punitivas contra os colaboradores que abusaram das despesas no ano anterior. Considere fazer uma auditoria regular a pelo menos uma percentagem dos pedidos de reembolso.

Os negócios podem reduzir as violações dos relatórios de despesas utilizando sistemas automatizados de gestão das despesas (veja a funcionalidade Business Portal Project Time and Expense no Microsoft Dynamics GP).

O pré-preenchimento dos relatórios de despesas eletrônicas com dados dos emissores de cartões de crédito pode limitar as oportunidades de ocorrência de fraudes e erros de introdução manual. Além disso, a análise e a aprovação online podem reduzir em 80 por cento ou mais o custo de processamento de um relatório de despesas em papel, de acordo com a PayStream Advisors, uma empresa de consultoria de viagens de negócios.

Obtenha melhores justificações para a realização de viagens

Naturalmente, a melhor forma de diminuir as suas despesas em viagens é reduzir o número de viagens dos seus colaboradores. A XRT Inc. com sede em Paris, um produtor de software de gestão financeira com 400 colaboradores, utiliza o Microsoft Office Live Meeting para substituir as viagens de negócios por sessões de conferência através da Web, de acordo com Mark Adams, gestor de produtos da XRT. "Reduzimos consideravelmente as despesas de vendas, minimizando a necessidade de viajar para apresentar os nossos produtos," diz.

Da mesma forma, a equipa de implementação da XRT já não necessita de deslocar os consultores por avião para o escritório de um cliente para curtas sessões de formação. "Se apenas necessitam de uma hora, não há necessidade de pagar um dia completo de consultoria e despesas de viagem," diz Adams. Feitas as contas, as conferências Web ajudaram a XRT a reduzir em metade o seu orçamento para viagens.

No entanto, em última instância, a verdadeira chave para controlar os custos de viagem e entretenimento tem menos a ver com ferramentas do que com atitudes, diz A. Ernest Whiton, director financeiro da ZOLL Medical Corp., uma empresa de média dimensão com sede em Massachusetts. "Tentamos passar a mensagem às pessoas de que quando viajam em negócios para a empresa, devem gastar como se estivessem a gastar o seu próprio dinheiro," diz. Incutir essa mentalidade é a melhor arma de uma empresa contra gastos supérfluos em viagens e entretenimento.

Rich Freeman é um autor freelancer de Seattle especializado em negócios e tecnologia. Obteve mais de 14 anos de experiência em estratégias de marketing e comunicações no sector das TI.

De Microsoft - Midsize Business Center - sem data.

Um comentário:

  1. Leio sempre as postagens e gostaria de marcar nesta meu comentário como profissional da área.
    Com certeza as empresas, indústrias e corporações ainda não se deram conta da grande importância de ter uma política de viagens bem definida, para não só garantir o cumprimento mas também para informar aos executivos em viagem de suas obrigações, garantias e até mesmo para esclarecer todas as regras ali definidas.
    Vou divulgar esta postagem.

    ResponderExcluir